نـظــام الأرشفة الإلكترونية - YemenSoft يمن سوفت

YemenSoft at GITEX Dubai 2014
Yemensoft launches the new version of Onyx Pro at GITEX Dubai 2014
Motakamel
La suite MoutakamelPlus est conçu pour le traitement et l’automatisation des opérations financières dans le réseau de l’entreprise, augmenter les performances et assurer la cohérence des données comptable, et assurer l’expansion des activités d’une façon flexible et sécurisée
YemenSoft in CeBIT 2015
YemenSoft participated in the CeBIT 2015 World Technology in Hanover, Germany to showcase its latest software releases to European and international markets

أهداف النظام

1 basmah

نظام الارشفة الالكترونية :

نظام يقوم بتخزين وحفظ وفهرسة الوثائق والملفات إلكترونيا وإصدار تقارير تفصيلية لجميع البيانات المختلفة وإمكانية استعراضها في أي وقت ومن أي مكان.

أهم الوظائف:

•تصميم شجرة الارشفة لعدة مستويات حسب التصنيف المناسب للمنشأة التي تعمل على النظام وفي المستوي الاخير من الشجرة الخاص بيانات الوثيقة يمكن تصميم حقول تعريفية تناسب بيانات الوثائق المؤرشفة من قبل المستخدم للنظام .

•فهرسة وتخزين الوثائق في المخزن الدائم للنظام بالطرق المتعددة للتخزين واسترجاعها في أي وقت ومن أي مكان على شبكة العمل وبالطرق المتعددة للقراءة.

•إدارة جميع عمليات الوثائق والسجلات والمستخدمين والمجموعات والصلاحيات مع مراقبة آلية دقيقة لعمل كل المستخدمين من قبل مدير النظام.

•اصدار تقارير تلخيصية وتفصيلية لوثائق المنشاة ومحتوياتها وتقسيماتها  وبياناتها  المختلفة .

فوائد النظام

أهم الفوائد:

1.         عمل مخزن دائم للوثائق محفوظ من الضياع وقليل الحجم وسهل التنقل لحفظه أو استخدامه.

2.         مرونة النظام في تصميم تقسيماته وحقوله حسب طبيعة الوثائق وطبيعة نشاط المنشأة.

3.         الوصول السهل والسريع جدا إلى الوثيقة إلكترونيا خلال فترة حياتها.

4.         أرشفة الوثائق مركزيا بحيث يتم استعراض أي وثيقة (خاصة بفرع معين في أي مدينة ) من أي مكان من فروع الشركة اما بالشبكة الداخلية LAN , أو باستخدام الشبكة الموسعة WAN.

5.         أن الوثائق في نظام الأرشفة الإلكترونية تعتبر دليل قانوني يمكن الإحتجاج به في المرافق كصورة فاتورة المبيعات الموقعة من قبل العميل فالتوقيع حجة.

6.         إحكام الرقابة على وثائق الشركة بحفظها وتحديد صلاحيات استخدامها.

7.         تراسل الوثائق المسموح بتداولها بين المستخدمين آليا بواسطة النظام.

أهم الإعـدادات:

1.         تصميم شجرة الأرشفة بمستوياتها المتعددة .

2.         تصميم الحقول التعريفية للوثائق لاستيعاب بياناتها.

3.         بناء تصنيفات إضافية لتوسيع خيارات البحث في الوثائق.

4.         توزيع قوالب البحث وفق صلاحيات المستخدمين.

5.         إضافة صلاحيات المجموعات الوظيفية للمستخدمين داخل المنشأة.

أهم المميزات:

1.         تنظيم الوثائق وتصنيفها والوصول السهل والسريع إليها بواسطة أي مستخدم.

2.         سهولة البحث ومرونة الوصول لمختلف الوثائق من خلال الكلمات الدالة والصلاحيات الممنوحة.

3.         الحصول على تقارير تفصيلية للوثائق و رقابية للمستخدمين.

4.         حفظ نسخة احتياطية تنظم كامل الوثائق المؤرشفة حتى تاريخ النسخة.

5.         اعتماد آلية ديناميكية في استرجاع الوثائق لتحقيق سرعة استعراضها.

FaLang translation system by Faboba
© جميع الحقوق محفوظة لــ شركة يمن سوفت للأنظمة والإستشارات المحدودة 2018