التحديات والمشاكل:

-  لهذه الوحدة فترة محددة ومبلغ مخصص ضمن موازنة محددة ومدروسة مسبقا واين سيتم انفاق هذه الموازنة ضمن نشرة مكتوبة ومخصص فيها لكل بند من بنود الموازنة مبلغ معين

-  اشترط البنك الدولي مخرجات معينة

- علما ان هذه التقارير عامة ومطلوبة في كافة مشاريع البنك الدولي (standard )

- الوحدة نفسها تريد حسابات خاصة بها وتريد معرفة ما انفقته بتفاصيل معينة وتريد معرفة حسابات ومديونيات (عهد وغيره) وموازين مراجعة وميزانية كما هو معروف لدينا وتقارير سنوية اما البنك الدولي فغالبية تقاريره ربعية ترتكز على فئات الصرف المحددة والمكونات والانشطة الواردة في الموازنة.

- اصبح امامنا مطلبين حسابات وتقارير تخص الوحدة وهي محلية يتم بموجبها المراجعة والتدقيق مع وزارة المالية او وزارة التخطيط او اي جهة اشرافية على الوحدة(محلية) ومطلب اخر تقارير البنك الدولي الربعية والتي تعتبر مصارف نهائية مرتبطة بمكونات وأنشطة محددة.

- الترميز في نظامنا  كان يتيح  ان تربط اي حساب رئيسي او فرعي في شاشة ترميز الحسابات وعندما بدأنا بالتنفيذ وجدنا ان البنك الدولي لايريد تفصيل الانشطة  مثل اجهزة كمبيوتر لايريد تفصيل اكثر ولكن الوحدة تريد تفصيل نوعية الاجهزة المشتراة

-  في نظامنا ربط المكون بالنشاط يتم باختيار رقم المكون (مركز تكلفة رئيسي)وربطه بالنشاط (مركز تكلفة فرعي) كان ذلك يشكل جهد ان اقوم ببناء المراكز ثم اقوم ببناء المكونات ثم الانشطة

الحلول:

- اولا اريد تعريفكم ان يمن سوفت تمتلك نظام ادارة المشاريع وهذا النظام موجود في النظام المتكامل بلاس (SQL) يخدم هذا النظام مشاريع البنك الدولي حيث يتم تهيئة النظام وربطه مع مراكز التكلفة والدليل المحاسبي الموجود في المتكامل وله مخرجات وتقارير البنك الدولي المطلوبة باستقلالية عن مخرجات المتكامل

-  ما قمنا به هو دراسة الموازنة المرسلة من البنك الدولي وتم استخراجها كبنود رئيسية وفرعية وتم ترميزها في مراكز التكلفة لان نظام المشاريع يرتكز اساسا على بناء المراكز بشكل صحيح.

-  قمنا بدراسة الحسابات التي تريد الوحدة فتحها وأعطيناهم فكرة عن كيفية بناء الدليل المحاسبي في نظامنا وكيفية ترميزه

- تم الاتفاق والخروج بدليل يغطي حسابات الوحدة وينظم تحته فئات الصرف التي هي نفقات ولابد ان تدخل ضمن دليل الحسابات ليتم الصرف عليها وهذه النفقات احدى شروط البنك الدولي وتظهر في تقاريره فقد تم ترميزها كحسابات رئيسية وفرعية في دليل الحسابات .علما انه تم بناء الدليل المحاسبي في حسابات (1؛2) فقط لأنه بالأخير لابد ان تكون حساباتهم كلها ميزانية عمومية وتتساوى في نهاية المشروع(المدين=الدائن)

- ما قمنا به مع الاخ مبرمج النظام ,, قام بإعادة صياغة شاشة ترميز الحسابات وبمجرد اختيار حساب رئيسي يتم التأشير مباشرة على كافة الحسابات الفرعية المرتبطة بهذا الحساب وكان هذا حل اسهل وانسب وأسرع في الترميز في شاشة تفاصيل النفقات

-  بالنسبة لتكوين الانشطة قام الاخ المبرمج بتعديلها وبمجرد انشاء مراكز التكلفة رئيسي وفرعي يتم في اداة المشاريع الضغط على زر التكوين للأنشطة ويتم ذلك قراءتها اليا مباشرة من النظام المتكامل بلاس.

-  طلبو العميل  تعديل في بعض التقارير وبينما نحن ننفذ معهم كنت في نفس الوقت انفذ مشروع الجهاز المركزي للإحصاء ونفس النظام فتطلب الامر الجلوس مع مندوبي البنك الدولي وقد قمنا بذلك وجلسنا في مقر البنك الدولي ودرسنا متطلباتهم وخرجنا بالعديد من النتائج وعدلنا بعض التقارير ثم طبقناها في البنك المركزي وتم استخراج التقارير وعرضها لهم والتي بموجبها ابدا المدير المالي للبنك المركزي كل ارتياحه الشديد عندما شاهد ذلك .

-  تم عمل دورة تدريبية على النظام لكادر البنك .

النتيجة:

1-  تم اجراء دورة تدريبية للمستخدمين وتم استخراج تقارير محلية وربعية

2-  تم ادخال بيانات اولية وتم عرض نتائجها .

3-  حصلنا على الشكر والتقدير لكافة الجهود المبذولة .

4-  ابدا المدير المالي للمشروع  كامل ارتياحه للنتائج والمخرجات المعروضة.