نـظــام الأرشفة الإلكترونية - YemenSoft يمن سوفت

يمن سوفت في جيتكس دبي 2018
يمن سوفت تطلق انظمتها الحديثة بالتقنية السحابية أونكس آي إكس في جيتكس دبي 2108
افضل 50 شركة مبتكرة عالميا للعام 2018م
تم اختيار شركة يمن سوفت من ضمن أفضل 50 شركة مبتكرة عالميا للعام 2018 وذلك من قبل مجلة التقنية والتكنولوجيا العالمية The Silicon Review
يمن سوفت في معرض التكنولوجيا العالمي سيبت 2016, هانوفر ألمانيا
شاركت يمن سوفت في معرض CeBIT 2016 World Technology في هانوفر بألمانيا لعرض أحدث إصداراتها البرمجية في الأسواق الأوروبية والدولية
اختيار شركة يمن سوفت كواحدة من أفضل 100 شركة عالميا من قبل Red Herring
سانتا مونيكا، كاليفورنيا: أعلنت ريد هيرنغ Red Herring جائزة أفضل 100 شركة تقديرا منها للشركات الخاصة الرائدة من أمريكا الشمالية، أوروبا وآسيا وذلك احتفاء" بابتكارات وإبداع وتكنولوجيات هذه الشركات الحديثة كلا في تخصصها ونشاطها.
تدشين الاصدار الجديد من اونكس برو ERP في جيتكس دبي 2014
شركة يمن سوفت تشارك في أسبوع الشرق الأوسط للتقنية (جيتكس2014) في مدينة دبي بتقديم الإصدار الجديد من أنظمتها (أونكس برو ERP)، وتستعد لإنزاله لعملائها وللسوق العام القادم 2015م.
يمن سوفت في معرض سايتكس التقني الخرطوم 2018
يمن سوفت - فرع السودان يشارك في معرض SITEX الخرطوم لتقنية المعلومات والإتصالات لعرض اخر اصدارات الشركة و أنظمتها البرمجية للسوق السوداني والافريقي

أهداف النظام

1 basmah

نظام الارشفة الالكترونية :

نظام يقوم بتخزين وحفظ وفهرسة الوثائق والملفات إلكترونيا وإصدار تقارير تفصيلية لجميع البيانات المختلفة وإمكانية استعراضها في أي وقت ومن أي مكان.

أهم الوظائف:

•تصميم شجرة الارشفة لعدة مستويات حسب التصنيف المناسب للمنشأة التي تعمل على النظام وفي المستوي الاخير من الشجرة الخاص بيانات الوثيقة يمكن تصميم حقول تعريفية تناسب بيانات الوثائق المؤرشفة من قبل المستخدم للنظام .

•فهرسة وتخزين الوثائق في المخزن الدائم للنظام بالطرق المتعددة للتخزين واسترجاعها في أي وقت ومن أي مكان على شبكة العمل وبالطرق المتعددة للقراءة.

•إدارة جميع عمليات الوثائق والسجلات والمستخدمين والمجموعات والصلاحيات مع مراقبة آلية دقيقة لعمل كل المستخدمين من قبل مدير النظام.

•اصدار تقارير تلخيصية وتفصيلية لوثائق المنشاة ومحتوياتها وتقسيماتها  وبياناتها  المختلفة .

فوائد النظام

أهم الفوائد:

1.         عمل مخزن دائم للوثائق محفوظ من الضياع وقليل الحجم وسهل التنقل لحفظه أو استخدامه.

2.         مرونة النظام في تصميم تقسيماته وحقوله حسب طبيعة الوثائق وطبيعة نشاط المنشأة.

3.         الوصول السهل والسريع جدا إلى الوثيقة إلكترونيا خلال فترة حياتها.

4.         أرشفة الوثائق مركزيا بحيث يتم استعراض أي وثيقة (خاصة بفرع معين في أي مدينة ) من أي مكان من فروع الشركة اما بالشبكة الداخلية LAN , أو باستخدام الشبكة الموسعة WAN.

5.         أن الوثائق في نظام الأرشفة الإلكترونية تعتبر دليل قانوني يمكن الإحتجاج به في المرافق كصورة فاتورة المبيعات الموقعة من قبل العميل فالتوقيع حجة.

6.         إحكام الرقابة على وثائق الشركة بحفظها وتحديد صلاحيات استخدامها.

7.         تراسل الوثائق المسموح بتداولها بين المستخدمين آليا بواسطة النظام.

 

أهم الإعـدادات:

1.         تصميم شجرة الأرشفة بمستوياتها المتعددة .

2.         تصميم الحقول التعريفية للوثائق لاستيعاب بياناتها.

3.         بناء تصنيفات إضافية لتوسيع خيارات البحث في الوثائق.

4.         توزيع قوالب البحث وفق صلاحيات المستخدمين.

5.         إضافة صلاحيات المجموعات الوظيفية للمستخدمين داخل المنشأة.

أهم المميزات:

1.         تنظيم الوثائق وتصنيفها والوصول السهل والسريع إليها بواسطة أي مستخدم.

2.         سهولة البحث ومرونة الوصول لمختلف الوثائق من خلال الكلمات الدالة والصلاحيات الممنوحة.

3.         الحصول على تقارير تفصيلية للوثائق و رقابية للمستخدمين.

4.         حفظ نسخة احتياطية تنظم كامل الوثائق المؤرشفة حتى تاريخ النسخة.

5.         اعتماد آلية ديناميكية في استرجاع الوثائق لتحقيق سرعة استعراضها.

FaLang translation system by Faboba
© جميع الحقوق محفوظة لــ شركة يمن سوفت للأنظمة والإستشارات المحدودة 2019