فوائد النظام
أهم الفوائد:
1. عمل مخزن دائم للوثائق محفوظ من الضياع وقليل الحجم وسهل التنقل لحفظه أو استخدامه.
2. مرونة النظام في تصميم تقسيماته وحقوله حسب طبيعة الوثائق وطبيعة نشاط المنشأة.
3. الوصول السهل والسريع جدا إلى الوثيقة إلكترونيا خلال فترة حياتها.
4. أرشفة الوثائق مركزيا بحيث يتم استعراض أي وثيقة (خاصة بفرع معين في أي مدينة ) من أي مكان من فروع الشركة اما بالشبكة الداخلية LAN , أو باستخدام الشبكة الموسعة WAN.
5. أن الوثائق في نظام الأرشفة الإلكترونية تعتبر دليل قانوني يمكن الإحتجاج به في المرافق كصورة فاتورة المبيعات الموقعة من قبل العميل فالتوقيع حجة.
6. إحكام الرقابة على وثائق الشركة بحفظها وتحديد صلاحيات استخدامها.
7. تراسل الوثائق المسموح بتداولها بين المستخدمين آليا بواسطة النظام.
أهم الإعـدادات:
1. تصميم شجرة الأرشفة بمستوياتها المتعددة .
2. تصميم الحقول التعريفية للوثائق لاستيعاب بياناتها.
3. بناء تصنيفات إضافية لتوسيع خيارات البحث في الوثائق.
4. توزيع قوالب البحث وفق صلاحيات المستخدمين.
5. إضافة صلاحيات المجموعات الوظيفية للمستخدمين داخل المنشأة.
أهم المميزات:
1. تنظيم الوثائق وتصنيفها والوصول السهل والسريع إليها بواسطة أي مستخدم.
2. سهولة البحث ومرونة الوصول لمختلف الوثائق من خلال الكلمات الدالة والصلاحيات الممنوحة.
3. الحصول على تقارير تفصيلية للوثائق و رقابية للمستخدمين.
4. حفظ نسخة احتياطية تنظم كامل الوثائق المؤرشفة حتى تاريخ النسخة.
5. اعتماد آلية ديناميكية في استرجاع الوثائق لتحقيق سرعة استعراضها.