هوتيل برو - YemenSoft يمن سوفت

مميزات عامة Features

1 تعدد طرق الحجز عبر الحجز الشخصي أو وكالة السفريات أو الشركات أو الانترنت on-line أو الحجز المركزي CRS وذلك بتحديد المتاح من كل انواع الغرف وأنواع الاسعار Rate Code من قائمة استعراض الاسعار Rate Query وفق بيانات الحجز.

2 استخدام كود السعر Rate Code للأنواع المتاحة من الغرف Available Physical Rooms والذي يحتوي الضرائب الذي يتم إعدادها وفق دولة الفندق.

3 حفظ وأرشفة معلومات النزيل في Profile خاص مع تفاصيل حالته ورغبات خدماته للاهتمام بخصوصياته في زياراته القادمة.

4 التعامل مع جوال النزيل خلال إقامته ومن أي مكان يكون فيه باستخدام تطبيق طلب أي خدمة (مطعم، مغسلة، عناية، أخرى، ...) وتتبعها، أو باستقبال رسائل SMS للترحيب به أو لإشعاره برصيده أو لوداعه أو لما تحدده إدارة الفندق.

5 إدارة مهام House Keeping وفق مخطط الإشراف الداخلي ومتابعة مراحل إنجاز كل مهمة لتحقيق جودة العناية بالغرف في الوقت المناسب.

6 تسهيل الأداء التفاعلي السريع لتعامل المشرفين مع المهام بالسماح لهم الوصول للبرنامج من أجهزة لوحية متنقلة مع حركتهم في مختلف أرجاء الفندق.

7      البحث في مخطط الغرف بخيارات متعددة للوصول لمعلومات النزيل.

8 ظهور نسبة تشغيل الفندق Occupancy أسفل مخطط الغرف بشكل نتائج سريعة تتحدث آلياً مع التفاصيل المتعلقة بالنتائج.

9 الارتباط بتجهيزات الفندق والتكامل معها، مثل: البرنامج المحاسبي لترحيل العمليات المالية أولاً بأول، وجهاز التحويلة الهاتفية TCP/IP-COMPORT وبرنامج إدارة مطعم الفندق، والبوابات الإلكترونية للتحكم بها.

متوقع المستخدمين Users

حسب المخطط الوظيفي في الفندق وحجم العمل فيه يكون تخطيط توزيع مستخدمي Hotel Professional في المواقع المبينة في هذا الشكل أو في مواقع إضافية غيرها، ويمكن دمج أكثر من وظيفة لمستخدم واحد أو توسيع مهام أي وظيفة لأكثر من مستخدم، كما أن مستخدمي بعض أقسام الخدمة مثل HK بالتأكيد سيستخدمون البرنامج في مواقع متنقلة بواسطة الأجهزة اللوحية.

أهم وظائف الحجز Reservation

• إجراء حجز جديد بغرفة preblock أو بدون غرفة كحجز افتراضي GTD بمبلغ مقدم لتأكيده، أو حجز مؤقت6PM ينتهيالساعة 06:00مساءًإذالميتمتأكيده.
• إمكانية تعديل الحجز إلى انتظار أو عدم حضور أو إلغاؤه، وحجز BUSINESS BLOCK
• إضافة بيانات النزيل الشخصية ومعلومات حجزه بتاريخ ووقت وصوله ومغادرته وليالي سكنه ونوع غرفته لاختيار كود السعر Rate Code المعتمد من إدارة الفندق وطباعة ملخص الحجز reservation scriptمع رقم تأكيد الحجز.
• استعراض مخطط حجوزات الغرف للاطلاع على المسكونة منها والحجوزات الحالية وفتراتها، ومعرفة الأوقات المتاحة للحجز.
• إصدار تقارير إحصائية ورسومية عن الحجوزات على مستوى النزيل أو الفترة أو السعر أو نوعية الغرف أو طريقة الحجز أو غير ذلك.

أهم وظائف الاستقبال Front office

• تسكين النزيل Arrivals \ Walk inمع الإفطار أو بدون إفطار بإضافة بيانات النزيل ومرافقيه وغرفته والخدمات المطلوبة والسعر وطريقة الدفع وغيرها، وبيانات هويته الشخصية وصورتها وحفظها في ملف النزيل.
• تحديد جهة الحجز أو التسكين (شخصي، شركات، وكالة، أفواج، ...) لترتيب العلاقات اللازمة مع جهة الحجز.
• نقل غرفة النزيل Room move في نفس النوع أو إلى نوع آخر مع إضافة فارق السعر.
• البحث عن النزيل من أي حقول بيانات مخطط الغرف للوصول لمعلوماتهالتفصيلية.
• تمديد إقامة النزلاء extend وفق طلباتهم بما لا يتعارض مع الحجوزات.
• استعراض حالة الغرف مع الإشراف الداخلي HK لمعالجة أي تعارض Discrepancies
• إصدار تقارير نزلاء مغادرون أو متوقع مغادرتهم أو مقيمون حالياً أو متوقع وصولهم أو حجوزات حالية لترتيب التجهيزات اللازمة لمختلف حالاتهم.
• حفظ وأرشفة تقرير يومي لمعلومية إسكان الفندق للجهات الرسمية والحالات الطارئة.
• اعتماد مغادرة شخص أو أشخاص من نزلاء الغرفة دون إغلاقهاIndividual check out
• إعادة غرفة مغلقة Reinstate a Check Out بفاتورتها السابقة.

أهم وظائف الكاشير Cashier

• استلام مدفوعات النزلاء بوسيلة الدفع المتاحة: (نقد، شيك، بطاقة ائتمان) وطباعة سندق القبض للنزيل.
• استلام المبلغ المدفوع مقدماً من الحجوزات Advance Paymentوعمل المرتجعات Advance PaymentRefundحسب سياسة الفندق.
• دفع مبلغ نقدي للنزيل Paid Out كخدمة مقدمة وفق إجراءات إدارة الفندق في ذلك، وقيد المبلغ على النزيل في فاتورة غرفته بسند صرف مالي.
• تحميل الغرفة بالخدمات حسب رمز الخدمة Room Services Charge Code
• معالجة أي ترحيل استثنائي في حالة احتياج ذلك، باعتبار ترحيل الإيجارات تتم آلياً وفق إعدادات أساسية لمعلومات الفندق.
• إصدار الفاتورةبتسوياتها اللازمة قبل مغادرة النزيل Settlement Invoices
• استقطاع مبلغ من حجز مؤكد لم يحضر في وقته المحدد وفق ما تعتمده إدارة الفندق.
• إجراء الإغلاق النقدي للكاشير وفق الإجراءات المالية المعتمدة في الفندق وتوريدها في Back Officeعند انتهاء وردية عمله اليومية.
• تصحيح ومراجعة الخدمات المقيدة على الغرف Correct / Edit a charge
• اعتماد قيمة الخدمات على الغرف وإعادة توجيهها Routing بين نوافذ الفاتورة الواحدة لغرض تخصيص خدمات على النزيل وأخرى على شركته أو تقسيم الخدمات بين عدة أشخاص بنفس الغرفة Split Charge أو نقل خدمات إلى غرف أخرى كلي أو جزئي Transfer Charge

الإشراف الداخلي House Keeping

يتم إضافة إعدادات أساسية في الفندق لعمليات الإشراف الداخلي مثل: مخطط الفندق والهيكل الوظيفي وفترات العمل اليومية وغيرها لتنفيذ مهام HK أهمها:

• إسناد ومتابعة مشرفو الأدوار والورديات لمهام عاملي الإشراف الداخلي في نطاق مسؤولياتهم اليومية Daily Duties ومهام تلبية أي طلبات أخرى Guest Requests
• تغيير حالات غرف الـ HK مثل (مشغولة: نظيفة، تحتاج نظافة أو صيانة / فارغة: نظيفة، تحتاج نظافة أو صيانة / ...) ومتابعة حالات الغرف قبل تغييرها للحالة التي يجب أن تكون متاحة للنزيل.
• فحص المختص لوازم الغرفة وتحديد أي متغيرات فيها لترتيب مغادرة النزيل، وفحص جاهزية الغرفة Room Available قبل التسكين لمعالجة نواقصها.
• تحديد الغرف خارج الخدمة والغرف التي تحتاج صيانةroom for maintenanceوإعادتها للخدمة بعد تجهيزها، وتحديد الغرف خارج الخدمة والتي تحتاج صيانة for maintenance
• استعراض HK Supervisors كافة المهام الجارية في مختلف الأقسام حسب المهمة وموقعها ومختص تنفيذها، لمعرفة انحرافات إنجاز المهام عن أوقاتها القياسية ومتابعة المستوى العام للأداء، أو لإفادة المختص لأي قرار متعلق بحجوزات الفندق واستضافاته.
• رقابة مسؤول الإشراف الداخلي HK SupervisorsلفحصحالاتإنجازالمهامقبلإغلاقهاTurndown ServicesوقياسجودةإنجازالمهمةAttendant Points

أهم وظائف المُراجع الليلي Night Audit

• مراجعة بيانات نزلاء الفندق المقيمين لاستكمال أي نواقص مطلوبة عنهم.
• فحص حجوزات الفندق والواصلين منها وتحويل من لم يحضروا إلى NOSHOWومراجعة الحجوزات الملغية Cancel a Reservationوفحص التسكين والحجوزات الشخصية والشركات Comp/individual Daily Check Reserve & Check In
• معالجة حالات الغرف Discrepanciesوفحص الغرف المقرر مغادرة نزلائها ولم يغادروا أو الذين غادروا وعليهم مديونية.
• فحص تحويلات الغرف من نوع لآخر وأسبابها Room move With Reasons
• مراجعة خصومات ومرتجعات اليوم والتأكد من المبالغ الموردة ومطابقتها وإغلاق الكاشير، وطباعة التقارير الخاصة بالإغلاق.
• كتابة الملاحظات الخاصة بكل مستخدم لما يجب مراجعته والتدقيق بشأنه.
• ترحيل العمليات المالية إلى النظام المحاسبي Posting to Back Office

أهم مميزات التقارير Reports

• يحصل المستخدم على التقارير التي تخص مهامه، ويحصل كل مسئول على التقارير المطلوبة أو كشوفات الحساب حسب ما هو متاح في صلاحياته.
• أهم تنوعات التقارير: تقارير حجوزات، تقارير خدمات، تقارير المراجع الليلي، تقارير نزلاء، تقارير مالية، تقرير المستخدم اليومي، تقرير إحصائي يومي، تقرير مدير الفندق اليومي، تقارير المبيعات اليومية Daily Salas Report، تقرير ميزان الغرف. وغيرها من التقارير بحالاتها الإجمالية أو التحليلية ولأي فترة زمنية مطلوبة.
• يوفر البرنامج مصمم التقارير الذي يمكن من خلاله تصميم نموذج تقرير جديد وفق متطلبات إدارة الفندق بحجمه وشكله ومحتويات حقول بياناته.

ملف النزيل Profile

• يتم إنشاء ملف خاص بكل نزيل يحتوي جميع بياناته ومعلومات هويته.
• عند البحث عن النزيل في أي زيارة تالية يضاف بكامل بياناته للحجز أو التسكين أو غيرها بسرعة وسهولة.
• يتضمن ملف النزيل طلباته الخاصة وخدماته ورغباته ومعلومات حالته المتعلقة بخدمته ليستمتع في زياراته القادمة بمبادرة الفندق بخدمته وضيافته.
• يستطيع الفندق تنظيم ملف النزيل والاستفادة من بياناته لأكثر من ذلك مثل:

š   إضافة صور وثائق الهوية الشخصية لمحتويات ملف النزيل.

š   منح النزيل بطاقة تميز يحصل بموجبها على مزايا خاصة في الفندق.

š إصدار بطائق إلكترونية خاصة لعملائه المشتركين في النادي أو المسابح أو أي مرافق أخرى يتاح الاشتراك فيها.

تطبيق Nazel Mobile

تعريف: يستخدم عميل الفندق Nazel Mobile لتسهيل طلب أي خدمة في الفندق ومن أي مكان ويمكن أن يتابع مسار خدمته حتى وصولها إليه.

تقنيات العمل:

š   يعمل Nazel Mobile حالياً في بيئة Android فقط.

š يثبت موظف الاستقبال تطبيق Nazel Mobile في جوال الضيف ويرتبط التطبيق بالخدمات في برنامج الفندق لتسهيل استقبال طلبات خدمته.

š   لابد أن يكون Nazel Mobile متصلاً بالإنترنت للاستفادة من خدماته.

أهم الوظائف:

1    تسجيل طلب الخدمة والموافقة على قيد قيمتها في فاتورة النزيل.

2    استعراض النزيل قائمة أصناف مطعم الفندق وطلب الوجبة التي يريد.

3    استعراض عدد من التقارير وأهمها تقرير فاتورة النزيل في أي وقت.

أهم المميزات:

1    الاطلاع على الخدمات المجانية وذات القيمة والتعرف على أسعارها.

2    التعرف على جميع مرافق الفندق وغرفه بالصورة والاتاحة الحالية والسعر.

3    الوصول لموقع الإنترنت للفندق بواسطة التطبيق في موبايل النزيل.

4    عرض الصور المرغوبة للنزلاء في واجهة التطبيق وتحتها شريط أخباري.

الحسابات Accounts

يستوعب Hotel Professional العمليات المالية اليومية المتعلقة بنزلاء الفندق وخدماتهم لتحقيق تكامله الوظيفي وفق عدة تفاصيل، أهمها:

• التعامل مع دليل البرنامج المحاسبي وفق المعايير الفندقية، والذي يستخدمه الفندق في قيود عملياته المالية.
• ترميز واستخدام الضريبة المقررة على النزيل رسمياً في دولة الفندق وأهمها ضريبة القيمة المضافة وضريبة رسوم البلدية التي تستخدمها معظم الدول.
• متابعة مديونيات الأشخاص City Ledger والشركات AR Account وإجراء تسوياتها، وتحصيل أي مبالغ نقدية منها، وعمل الخصومات اللازمة، وتحديد الديون المعدومة Write Off

أهم الإعـدادات Settings

يحتوي Hotel Professional إعدادات متنوعة لتنفيذ عملياته بواسطة مختصي الاستخدام وفق ما تعتمده إدارة الفندق، ونستعرض بعض تلك الإعدادات وغيرها الكثير مما يتطلب التشغيل اللازم لكل تفاصيله، وهذه أمثلة لأهم الإعدادات:

• تعريفات معلوماتية مثل: تعريف الفندق باسمه وشعاره ومعلومات التواصل لتظهر في مخرجات البرنامج، وتعريف كافة العاملين بمختلف بياناتهم، وتعريف أصناف الأطعمة، وتعريف مستخدمي البرنامج وحفظ بيانات التعريف اللازمة.
• ترميزات مخصصة مثل: ترميز العملات والتسعيرات والخصومات، ترميز الخدمات وتسعيرها وترميزات مالية أخرى، وترميز الغرف بأنواعها وإضافة وصفها وصورها لتسهيل استعراضها لمن يحجز Onlineأو الحجز المباشر.
• إعداد الاختيارات مثل: الإعدادات العامة التي يتم اختيار بعضها للاستخدام أو للظهور كخيارات استخدام أو عرض أي عملية، أو إعداد قوائم مثل قائمة الجنسيات لاختيار جنسية النزيل، أو أنواع صلة القرابة لاختيار أحدها.
• تصميم نماذج مثل: نماذج تقارير نوعية ترغب الإدارة تكرار الاطلاع عليها، أو كتابة نماذج رسائل SMS وتهيئة استخدامها لاستقبال النزيل أو إشعاره بأي شيء، أو نماذج تنبيهات النزيل بمواعيده لتذكيره بها في أوقاتها... الخ.

الإدارة Administration

يدير مسؤول البرنامج Administrator كثير من المهام المتعلقة بالاستخدام وتحقيق الكفاءة التشغيلية العالية للبرنامج في إدارة الفندق، وأهمها:

• يَمْنَحُ مدير البرنامج صلاحيات لكل مستخدم حسب مهامه في الهيكل الوظيفي أو أي مهام يتم تكليفه بها حيث قد يحتاج صلاحيات مؤقته لأي عمليات.
• حفظ نسخة احتياطية خارج شبكة العمل من وقت لآخر، وضبط إعدادات البرنامج لحفظ نسخة احتياطية آلية نهاية كل وردية عمل يومي.
• تفعيل أو عدم تفعيل بعض الخيارات العامة التي يحتاجها الفندق مثل: تفعيل قائمة الفحص عند خروج النزيل أو ربط البرنامج بالأبواب الإلكترونية.
• استعراض مؤشرات معلوماتية يقدمها البرنامج بأشكال رسومية عن أداء التشغيل للفندق وقت استعراضها للمتابعة والتقييم، أو لتقديمها للإدارة العليا للتحفيز ودراسة نقاط القوة ونقاط الضعف في عمليات التشغيل وما يجب تطويره أو تجاوزه.
• مسؤوليات إدارية متنوعة في البرنامج يتولاها Administrator مثل: تنفيذ الإعدادات اللازمة لاستخدام البرنامج بالتعريفات والترميزات وبقية أنواع المدخلات والمتغيرات ورقابة عمليات التشغيل وأداء المستخدمين.

أدوات مساعدة Help

• استخدام الرسائل الإلكترونية كأداة تواصل بين المستخدمين لتبادل أي ملاحظات أو توضيحات.
• ظهور تنبيهات آلية في الشريط العلوي للبرنامج بشكل أرقام لمتابعتها والوصول لتفاصيلها.
• مساعدة المستخدم أثناء عمله، فمن أي نافذة يستطيع الوصول لدليل الاستخدام الذي سيظهر مفتوحاً بمعلومات النافذة التي طلب منها المساعدة ويمكن أن يتنقل لاحقاً في بقية مكوناته.

موديلي النظام Hotel Models

البيئة التقنية Operating Environment